The National e-Invoice System as an Accelerator of Accounting Automation
DOI:
https://doi.org/10.33119/SIP.2025.205.1Keywords:
National e-Invoice System, e-invoice, accounting automation, tax digitizationAbstract
The article presents the impact of implementing the National e-Invoice System (KSeF) on the automation of accounting processes in Polish enterprises. The author identifies the main research problems: the influence of KSeF on accounting automation and the technical, organizational, and ethical barriers related to the system’s implementation. The paper outlines the legal conditions, reviews the literature, and examines experiences from other countries. The conclusions indicate that KSeF, as a central e-invoicing platform, can significantly accelerate accounting automation by eliminating manual processes, standardizing data, and streamlining tax settlements. However, effective implementation requires overcoming identified barriers, especially in the SME sector. The final effects of KSeF implementation and its impact on accounting automation will be verifiable after the full launch of the system, which opens the way for further research, including quantitative studies.
Downloads
References
Dokumenty prawne
Decyzja wykonawcza (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. w sprawie upoważnienia Polski do wprowadzenia obowiązku stosowania fakturowania elektronicznego, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX:32022D1003 (dostęp: 22.05.2025).
Wydawnictwa zwarte
Bąk, K. (2023). Krajowy System e-Faktur – zagrożenia czy korzyści? W: Rachunkowość (s. 9–19), M. Biernacki, R. Kowalak (red.). Wrocław: Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu.
Gadatsch, A. (2025). Grundkurs Geschäftsprozess-Management: Analyse, Modellierung, Optimierung und Controlling von Prozessen. Springer-Verlag.
Jordanski, G. (2020). Kaufmännische Steuerung und Kontrolle im 4.0 Arbeitsumfeld – Anforderungen an duale Ausbildungsberufe. W: Moderner Rechnungswesenunterricht 2020: Status quo und Entwicklungen aus wissenschaftlicher und praktischer Perspektive (s. 59–82). Wiesbaden: Springer Fachmedien Wiesbaden.
Kost, G., Łebkowski, P., Węsierski, Ł. (2013). Automatyzacja i robotyzacja procesów produkcyjnych. Warszawa: Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne.
Kreher, M. (2021). Digitalisierung im Rechnungswesen 2021. München: KPMG. 6. Mierzejewska, M. (2017). Automatic Tax Controller Concept Based on SAF-T. W: Management Challenges in a Network Economy: Proceedings of the MakeLearn and TIIM International Conference (s. 17–19). Lublin: ToKnowPress.
OECD. (2022). Tax Administration 3.0 and Electronic Invoicing: Initial Findings. Paris: OECD Publishing. DOI: 10.1787/2ffc88ed-en.
OECD. (2025). Tax Administration Digitalisation and Digital Transformation Initiatives. Paris:OECD Publishing. DOI: 0.1787/c076d776‑en.
Artykuły naukowe
Borowiec, L. (2022). Koszty i korzyści finansowe wdrożenia robotyzacji wybranych procesów w rachunkowości, Zeszyty Teoretyczne Rachunkowości, 46 (2), s. 11–26. DOI: 10.5604/01.3001.0015.8807.
Burchart, R. (2016). E-faktury w polskim obrocie gospodarczym. Korzyści i bariery, Studia Ekonomiczne. Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach, 299, s. 58–70.
Cooper, L. A., Holderness, D. K., Sorensen, T. L., Wood, D. A. (2019). Robotic Process Automation in Public Accounting, Accounting Horizons, 33 (4), s. 15–35. DOI: 10.2308/acch-52466.
Lasiński-Sulecki, K. (2023). Digitalization of VAT Reporting in Poland, International VAT Monitor, 34 (6), 223–232. DOI: 10.59403/3a2rt1f.
Łada, M., Mierzejewska, M. (2021). Robotyzacja procesów podatkowych w przedsiębiorstwie, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, 3 (993), s. 109–120. DOI:10.15678/ZNUEK.2021.0993.0306.
Pargmann, J., Riebenbauer, E., Flick-Holtsch, D. (2023). Digitalisation in Accounting: A Systematic Literature Review of Activities and Implications for Competences, Empirical Research in Vocational Education and Training, 15 (1). DOI: 10.1186/s40461-023-00141–1.
Qu, G., Jing, H. (2025). Is New Technology Always Good? Artificial Intelligence and Corporate Tax Avoidance: Evidence from China, International Review of Economics and Finance, 98, 103949. DOI: 10.1016/j.iref.2025.103949.
Raikov, A. (2021). Tax Evasion by Artificial Intelligence, IFAC-PapersOnLine, 54 (13), s. 172–177. DOI: 10.1016/j.ifacol.2021.10.440.
Remlein, M., Bejger, P., Olejnik, I. (2022a). Zastosowanie automatyzacji procesów z wykorzystaniem robotyzacji w rachunkowości finansowej w jednostkach gospodarczych działających w Polsce, Zeszyty Teoretyczne Rachunkowości, 46 (1), s. 47–65. DOI: 10.5604/01.3001.
7988.
Remlein, M., Jastrzębowski, A., Obrzeżgiewicz, D. (2022b). Wpływ legislacji na rozwój cyfryzacji rachunkowości w Polsce, Zeszyty Teoretyczne Rachunkowości, 46 (4), s. 115–127. DOI:10.5604/01.3001.0016.1305.
Remlein, M., Nowak, D., Romanchuk, K. (2024). Korzyści z wdrożenia automatyzacji procesów w rachunkowości, Zeszyty Teoretyczne Rachunkowości, 48 (3), s. 133–153. DOI:10.5604/01.3001.0054.7260.
Rozario, A. M., Vasarhelyi, M. A. (2018). How Robotic Process Automation Is Transforming Accounting and Auditing, The CPA Journal, 88 (6).
Szortyka, K. (2024). Inteligentna automatyzacja procesów finansowo-księgowych w centrach outsourcingu procesów biznesowych w Polsce, Zeszyty Teoretyczne Rachunkowości, 48 (3), s. 155–175. DOI: 10.5604/01.3001.0054.7261.
Troshani, I., Janssen, M., Lymer, A., Parker, L. D. (2018). Digital Transformation of Business-to-Government Reporting: An Institutional Work Perspective, International Journal of Accounting Information Systems, 31. DOI: 10.1016/j.accinf.2018.09.002.
Zhurenkov, D., Poikin, A., Saveliev, A., Berkutova, T. (2021). Methods and Approaches of Artificial Intelligence in Taxation Area in the Context of the Ethical System of Post-nonclassical Scientific Rationality, IFAC-PapersOnLine, 54 (13), s. 194–199. DOI: 10.1016/j.ifacol.2021.10.444.
Materiały internetowe
Comarch (2025). Raport Made in Poland 2024, https://www.comarch.pl/erp/made-in-polandtransformacja-cyfrowa-raport/ (dostęp: 22.05.2025).
Deloitte. (2024). Central Europe CFO Survey 2024, https://www.deloitte.com/ce/en/services/consulting/about/ce-cfo-survey.html (dostęp: 22.05.2025).
Digital Poland Foundation (2020). Cyfrowe fakturowanie w Polsce – praktyczny i krótki przewodnik dla MŚP, https://www.digitalpoland.org (dostęp: 22.05.2025).
European Commission (2024). VAT in the Digital Age, https://www.europarl.europa.eu/thinktank/en/document/EPRS_BRI (2023) 739371 (dostęp: 22.05.2025).
Gartner. (2023). Top 10 Strategic Technology Trends for 2024, https://www.gartner.com/en/articles/gartner-top-10‑strategic-technology-trends-for-2024 (dostęp: 22.05.2025).
Gazeta Prawna. (2017). Luka w VAT: Kraje UE w 2015 r. straciły ok. 152 mld euro, https://finanse.gazetaprawna.pl/artykuly/1074334, luka-w-vat-kraje-ue-w-2015‑r-stracily-ok-
‑mld-euro.html (dostęp: 22.05.2025).
Infor.pl (2023). Co zmieni KSeF? Czy zabraknie pracy dla księgowych?, https://www.infor.pl/biura-rachunkowe/prowadze-biuro/6329268, co-zmieni-ksef-czy-zabraknie-pracy-dla-ksiegowych.
html (dostęp: 15.03.2025).
Matłacz, A. (2024). Przedsiębiorcy: KSeF może zagrażać tajemnicy przedsiębiorstwa i naruszać RODO, https://www.prawo.pl/podatki/ksef-a-tajemnica-przedsiebiorstwa-i-rodo-pismorpo,
html (dostęp: 15.03.2025).
Mezzio, S., Stein, R., Stein, S. (2019). Robotic Process Automation for Tax, https://www.journalofaccountancy.com/issues/2019/dec/robotic-process-automation-for-tax.html (dostęp:
03.2025).
Ministerstwo Finansów. (2022). KSeF coraz bliżej. Projekt powszechnego fakturowania elektronicznego w konsultacjach, https://mazowieckie.kas.gov.pl (dostęp: 15.03.2025).
Ministerstwo Finansów. (2025a). KSeF obowiązkowy od 1 lutego 2026 r., https://ksef.podatki.gov.pl (dostęp: 22.05.2025).
Ministerstwo Finansów. (2025b). Krajowy System e-Faktur – plan wdrożenia, https://www.gov.pl/web/finanse/krajowy-system-e-faktur--plan-wdrozenia (dostęp: 22.05.2025).
Ministerstwo Finansów. (2025c). Podstawowe informacje o KSeF, https://ksef.podatki.gov.pl/srody-z-ksef (dostęp: 22.05.2025).
Modzelewski, W. (2025). Katastrofa fakturowa w 2026 roku?, https://ksiegowosc.infor.pl/wiadomosci/6921062, katastrofa-fakturowa-w-2026‑roku-kto-odwazy-sie-wdrozyc-obowiazekstosowania-
ksef-i-faktur-ustrukturyzowanych.html (dostęp: 22.05.2025).
PIT.pl (2025). Nowe dane Ministerstwa Finansów: firmy wciąż nieprzygotowane do KSeF, https://www.pit.pl/aktualnosci/nowe-dane-ministerstwa-finansow-firmy-wciaz-nieprzygotowane-
do-ksef-1011107 (dostęp: 22.05.2025).
Rödl & Partner. (b.d.). Electronic invoicing in Italy: An assessment after a few years since its introduction, https://www.roedl.com/insights/e-invoicing/italy (dostęp: 22.05.2025).
Webcon (2024). Raport 2024: Czy polskie firmy są gotowe na KSeF?, https://webcon.com/pl/raport-czy-polskie-firmy-sa-gotowe-na-ksef/ (dostęp: 6.05.2025).
Downloads
Published
How to Cite
Issue
Section
License
Copyright (c) 2025 Studies and Work of the Collegium of Management and Finance
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License.
